Dépenses liées à l’emploi

Fiche conçue à partir des paramètres de l’année d’imposition 2022

Objectifs et description

Sous réserve de certaines conditions, un employé peut déduire de son revenu un certain nombre de frais liés à l’emploi^[1], comme les frais d’automobile, le coût de repas et d’hébergement (dans le cas de certains employés du secteur des transports) et les frais juridiques pour recouvrer son salaire^[2]. Cette mesure vise à reconnaître le fait que certaines dépenses sont nécessaires afin de gagner un revenu d’emploi et faire en sorte que seul le gain économique réel d’un contribuable soit imposé^[3].

Au fédéral, pour l’année d’imposition 2021, la déduction de certains frais liés à l’emploi a entraîné une dépense fiscale estimée à 1,29 G$ pour l’ensemble du Canada^[4]. Pour l’année d’imposition 2019, 798 360 particuliers ont demandé cette déduction. Les hommes (65 %) ont été plus nombreux que les femmes (35 %) à en faire la demande^[5].

Au Québec, pour l’année d’imposition 2021, la déduction de certaines dépenses reliées à l’emploi a entraîné une dépense fiscale de 218 M$^[6]. Pour l’année d’imposition 2018, 182 254 particuliers ont demandé cette déduction. Les hommes (59 %) ont été plus nombreux que les femmes (41 %) à en faire la demande^[7].

Paramètres généraux

Conditions générales à la déduction

De façon générale^[8], un particulier peut déduire les dépenses qu’il a engagées pour gagner son revenu d’emploi si les conditions suivantes sont remplies :

• son contrat de travail précise qu’il doit acquitter ses propres dépenses;
• il n’a pas été remboursé, ni reçu d’allocation non imposable, pour ses dépenses d’emploi;
• il obtient une copie des formulaires prescrits (T2200 au fédéral et TP-64.3 au Québec) dûment remplis par son employeur.

Lorsque les conditions ci-dessus sont respectées, le particulier peut déduire, entre autres, les frais relatifs à un véhicule à moteur, les frais de voyage (repas et hébergement), le salaire d’un adjoint, les fournitures de travail (papier, stylos, crayons, trombones, frais postaux, etc.) ainsi que les dépenses pour un bureau à domicile.

Bureau à domicile

Si le bureau d’un particulier est situé dans sa résidence principale, qu’il loue celle-ci ou qu’il en est propriétaire, il doit remplir l’une des conditions suivantes pour pouvoir déduire des frais de bureau à domicile :

• son bureau est le lieu où il remplit principalement (à plus de 50 %) les fonctions de son emploi;
• son bureau lui sert exclusivement à gagner un revenu d’emploi et à rencontrer des clients ou d’autres personnes de façon régulière et continue, dans le cours normal de l’exercice de ses fonctions.

Le tableau ci-dessous indique les frais pouvant être déduits.

Pour calculer la partie des frais de bureau à domicile pouvant être déduits, le particulier doit utiliser une base de calcul raisonnable, comme la superficie que représente l’espace de son bureau par rapport à la superficie totale de la résidence. Il doit aussi tenir compte de l’utilisation qu’il fait de cet espace à d’autres fins que pour son emploi (par exemple, à des fins personnelles)^[9].

Finalement, tant au fédéral qu’au Québec, la déduction demandée pour les frais de bureau à domicile ne doit pas dépasser le revenu d’emploi qui a été gagné pour l’année. Autrement dit, la déduction des frais de bureau à domicile ne peut pas servir à créer ou à augmenter une perte résultant d’un emploi. Toutefois, les frais de bureau qui ne peuvent être déduits en raison de cette limite pourront être reportés à l’année suivante, pour ce même emploi.

Mesures particulières visant à aider les employés qui ont dû effectuer du télétravail en raison de la COVID-19

Les informations ci-dessous s’adressent uniquement aux employés en situation de télétravail en raison de la COVID-19. Pour les employés ayant l’habitude de travailler à partir de leur domicile, les règles n’ont pas changées quant à la déductibilité de leurs dépenses.

Allocation pour l’achat d’équipements de bureau à domicile

Dans le contexte particulier lié à la COVID-19, l’ARC et Revenu Québec ne considèrent pas qu’un employé reçoit un avantage imposable si son employeur paie ou rembourse jusqu’à 500 $ de matériel informatique ou d’équipement de bureau à domicile pour permettre à l’employé de s’acquitter de ses fonctions, à condition que l’employé présente les reçus à l’employeur. Toutefois, cet assouplissement ne s’applique pas si l’employé a plutôt reçu une allocation (sans avoir à présenter de preuves justificatives) pour acquérir lesdits équipements de bureau.

Il convient de noter que le remboursement de 500 $ concerne chaque employé et non chaque élément de matériel informatique ou d’équipement de bureau qu’un employé peut acheter. Par exemple, si un employé achète un ordinateur à 400 $ et une chaise à 250 $, son employeur peut lui rembourser jusqu’à 500 $ sans que cela constitue un avantage imposable pour l’employé conformément à la position administrative.

En revanche, si l’employeur rembourse à l’employé le montant total de ces achats, le montant excédant 500 $ (c.-à-d. 150 $) doit être inclus dans le revenu de l’employé.

Dépenses déductibles liées au travail à domicile

L’employé qui a travaillé à domicile en raison de la COVID-19^[10], et qui remplit les conditions suivantes, aura le droit de demander une déduction pour les dépenses liées au travail à domicile qu’il a payé :

• il a travaillé plus de 50 % du temps à son domicile pour une période continue d’au moins 4 semaines sans interruption en 2022 en raison de la COVID-19;
• les dépenses qu’il a engagées, et qui n’ont pas été remboursées, étaient directement liées à son emploi.

Méthodes de calcul

En 2022, deux options sont offertes à un employé, qui a effectué du télétravail en raison de la COVID-19, pour calculer ses dépenses liées au travail à domicile, soit la méthode détaillée habituelle et la méthode à taux fixe temporaire (méthode simplifiée). Pour les années 2021 et 2022, le montant maximal pouvant être réclamé est plutôt de 500 $^[11]. Le tableau ci-dessous résume les critères pour chacune de ces méthodes.

Dépenses admissibles

Le tableau ci-dessous présente des exemples de dépenses admissibles et non admissibles pour un employé qui opte pour la méthode détaillée relativement au travail à domicile en raison de la COVID-19 et qui a dû assumer ces frais (sans remboursement de l’employeur)^[12].

Illustration – Télétravail en raison de la COVID-19

En 2022, un particulier a dû travailler en télétravail pour une période de 6 mois. La semaine normale de travail du particulier était du lundi au vendredi (5 jours par semaine) de 8 heures à 17 heures (8 heures par jour). L’espace commun utilisé dans la résidence relativement au télétravail représente 12 % de la superficie totale de la résidence. Les dépenses engagées durant la période de télétravail sont les suivantes :

• Loyer : 4 800 $ (6 mois x 800 $);
• Électricité : 720 $ (6 mois x 120 $);
• Internet : 600 $ (6 mois x 100 $);
• Fournitures de bureau : 45 $.

Selon la méthode détaillée, puisque l’espace de travail est commun et est utilisé pendant 40 heures par semaine sur un total de 168 heures (7 jours x 24 heures), le pourcentage à utiliser pour déduire les dépenses relatives à un bureau à domicile est de 2,85 %, soit (40 heures / 168 heures) x 12 %. Ainsi, le particulier pourra déduire, au fédéral et au Québec, un montant total de 219,42 $, soit (4 800 $ + 720 $ + 600 $) x 2,85 % = 174,42 $ + 45 $ (fournitures de bureau) = 219,42 $. Le particulier devra conserver ses pièces justificatives à l’appui de sa déduction et il devra s’assurer d’obtenir les formulaires prescrits T2200S et TP-64.3 dûment remplis par son employeur.

Selon la méthode simplifiée à taux fixe, le particulier pourra déduire, au fédéral et au Québec, un total de 260 $, soit 5 jours de travail par semaine x 26 semaines (durée du télétravail durant l’année en raison de la COVID-19) x 2 $. En utilisant cette méthode, le particulier n’a pas à obtenir les formulaires prescrits dûment remplis par son employeur, n’a pas besoin de déterminer le pourcentage de l’espace utilisé dans sa résidence pour le travail à domicile et n’a pas à conserver de documents à l’appui de sa déduction.

Ressources complémentaires

• Agence du revenu du Canada, Dépenses d’emploi 2021
• Agence du revenu du Canada, Avantages et allocations offerts par l’employeur : COVID-19
• Revenu Québec, COVID-19 – Foire aux questions pour les citoyens